O contribuinte deverá manter em boa guarda e ordem, enquanto não decorrido o prazo decadencial e não prescritas eventuais ações que lhes sejam pertinentes, todos os livros de escrituração obrigatórios por legislação fiscal específica, bem como os documentos e demais papéis que serviram de base para escrituração comercial e fiscal.
Tais arquivos e documentos deverão ser apresentados à administração tributária, quando solicitado.
A seguir, um resumo prático do tempo mínimo de guarda de cada tipo de documentação ou arquivo:
DOCUMENTOS ou ARQUIVOS PRAZO MÍNIMO DE GUARDA
Arquivos SPED: ECD/EFD/NFE 06 anos (ver nota 2)
DARF (PIS/COFINS/IRF/IRPJ/CSLL) 05 anos (ver nota 3)
Declarações DIPJ/DIPI/DIF/DITR/DIMOB/PER-DCOMP 06 anos
DIRF 05 anos
Exames Médicos (Admissão, Demissão e Periódico) 20 anos
Extratos Bancários 06 anos
Folha de Pagamento 35 anos
Folha de Ponto 05 anos
Formulário CAGED 10 anos
GFIP (FGTS – RE / GR) 35 anos
GPS 05 anos (ver nota 3)
GR Contribuição Sindical / Assistencial 05 anos
Holerites / Recibos de Pagamentos 05 anos
Laudo PPRA 20 anos
Livro de Inspeção do Trabalho Permanente
Livro Diário 06 anos (ver nota 2)
Livro Razão 06 anos (ver nota 2)
Livros de Entradas e Saídas 05 anos após o último lançamento (ver nota 2)
Livro Registro de Inventário 06 anos após o último lançamento (ver nota 2)
Livros: Apuração do ISS e ICMS 05 anos após o último lançamento
Livros de Atas de Assembléia Permanente
Notas Fiscais e Cupons Fiscais 05 anos (veja nota 1)
Orçamentos / Contratos de Obras Até o final da garantia
Processos Trabalhistas Permanente
Prontuários de Funcionários Permanente
RAIS Indeterminado
Recibo de Vale Refeição 06 anos
Recibo de Vale Transporte 06 anos
Nota 1: As notas fiscais e comprovantes de aquisição de imobilizado e intangíveis deverão ser guardadas até 5 anos após a baixa ou depreciação/amortização total do ativo.
Nota 2: Os registros contábeis e documentação pertinente a períodos em que houve prejuízo fiscal compensável (IRPJ e CSLL) deverão ser conservados até 5 anos após a compensação total dos respectivos prejuízos.
Nota 3: Havendo compensação de tributo, por recolhimento indevido ou a maior, a DARF ou GPS correspondente deverá ser arquivada por 5 anos a partir da data da referida compensação.