A Instrução Normativa RFB nº 787/2007 instituiu a Escrituração Contábil Digital (ECD), para fins fiscais e previdenciários, que deverá ser transmitida, pelas pessoas jurídicas a ela obrigadas, ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) e será considerada válida após a confirmação de recebimento do arquivo que a contém e, quando for o caso, após a autenticação pelos órgãos de registro.
O Sped, instituído pelo Decreto nº 6.022/2007, é o instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal dos empresários e das sociedades empresárias, mediante fluxo único, computadorizado, de informações.
A ECD compreenderá a versão digital dos seguintes livros:
a) livro Diário e seus auxiliares, se houver;
b) livro Razão e seus auxiliares, se houver;
c) livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Ressalta-se que os livros contábeis e documentos emitidos em forma eletrônica deverão ser assinados digitalmente, utilizando-se de certificado de segurança mínima tipo A3, emitido por entidade credenciada pela Infra-estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), para garantir autoria, autenticidade, integridade e validade jurídica do documento digital.
Estão obrigadas a adotar a ECD:
a) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.01.2008 – as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, de que trata a Portaria RFB nº 11.211/2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no lucro real; b) em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º.01.2009 – as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no lucro real.
As declarações relativas a tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.
A ECD deverá ser submetida ao Programa Validador e Assinador (PVA Sped Contábil – Versão 1.0) aprovado pela Instrução Normativa RFB nº 848/2008, desenvolvido para tal fim, que está disponível no site da RFB (www.receita.fazenda.gov.br/sped), contendo, no mínimo, as seguintes funcionalidades:
a) validação do arquivo digital da escrituração;
b) assinatura digital;
c) visualização da escrituração;
d) transmissão para o Sped;
e) consulta à situação da escrituração.
A ECD deverá ser transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de junho do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração, até as 20 horas (horário de Brasília).
Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.
A não apresentação da ECD no prazo fixado acarretará a aplicação de multa no valor de R$ 5.000,00 por mês-calendário ou fração.